هر چیزی را که اندازه‌گیری نکنیم وجود خارجی ندارد! به قلم شهریار رفیعی راهبر عملیات تیمچه

در تیم ھای عملیاتی تنوع فعالیت‌ھا آنقدر زیاد است که حتما باید چندین روش مختلف را برای اندازه‌گیری تمام عملکردھا به کار گرفت. گاھی به این موضوع برمیخوریم که مثلا برای 100 واحد کار که وجود دارد، با 5 نفر نیرو با KPI بیست کار در ساعت برای ھر نفر، مسلما 1 ساعت کار وجود دارد. بعنوان مثال فرض میکنیم ١٠٠ عدد سفارش داریم که باید برای آنھا بسته‌بندی انجام شود، ما ۵ نفر نیرو داریم و ھر نفر ھر ساعت ٢٠ عدد سفارش را میتواند بسته‌بندی کند، در نتیجه تمام کار باید طی زمان یک ساعت انجام شود و به اتمام برسد (درباره KPI بخوانید). در ظاھر ساده میآید و گاھی بر اساس ھمین موضوع تصمیم‌گیری می‌شود اما در واقعیت فعالیت‌ھا ابعاد زیادی دارند و اگر تمام ابعاد را در نظر نگرفته باشیم در مقیاس‌پذیری و یا بودجه‌بندی با مشکل مواجه خواھیم شد.

به ھمین دلیل است که اگر چیزی را اندازه نگیرید وجود خارجی نخواھد داشت و مشکلات و مسائل به سختی شناسایی خواھند شد. اغلب وقتی با مدیران عملیات صحبت میکنم بعضی فعالیت‌ھا را غیر قابل اندازه‌گیری می‌دانند و در نھایت با محاسبه مقداری درصد خطا کار را پیش میبرند که به نظرم این کار آنقدر غلط است که میتوانم پیشبینی کنم سال بعد ھمین موقع بخاطر ھمین کار کلی ضرر به سازمان وارد کرده است.

با توجه به اینکه تمام فعالیت ھای عملیاتی از منطق پیروی میکنند چند موضوع را ھمیشه باید در نظر داشته باشیم:

• بجای چند ساعت کار کردن میبایست سنجه داشته باشیم و بگوییم چند تا از فلان کار انجام شده است.
• فعالیت ھا را تنھا با استتوس‌ھا نسنجیم و بصورت زنجیره کامل ببینیم.
• بیش از یک فاکتور برای اندازه‌گیری یک فعالیت استفاده کنیم و فقط با زمان‌سنجی این کار را انجام ندھیم.
• تمامی فعالیت را در نھایت بر اساس یک متریال اندازه‌گیری در گزارشات و تحلیل‌ھا بیاوریم.
• علاوه بر فعالیت‌ھای اصلی، فعالیت‌ھای پشتیبان و مقدار تاثیر و تحریک به فعالیت‌ھای اصلی را اندازه بگیریم.
• الگوھای اندازه‌گیری باید مقیاس‌پذیر باشند. یعنی نه تنھا با رشد، که حتی با کاھش و به حداقل رسیدن مقدار کار باز ھم قابل استفاده باشند.
• اندازه‌گیری میبایست به افراد، فرایند، جنس کار، ابزار کار وصل باشد و با تغییر ھریک از اینھا تغییر کند.
• و مھمتر از ھمه اینکه میبایست ھمواره قسمتی از محاسبات اندازه‌گیری بصورت داینامیک باشد تا با ھر تغییری به خطا نخورد.

در آخر اینکه اگر یک ماشین می‌سازیم یا به ما داده میشود، علاوه بر سرویس مکانیک و ظاھر ماشین باید مطمئن شویم تمام سنسورھا درست و دقیق کار میکند و تعداد سنسورھا کافیست تا ھمیشه درک، بینش یا اطلاعات مناسبی از سلامت عملکرد ماشینمان داشته باشیم. سپس می‌توانیم با ھر سرعتی ھر مسافتی را طی کنیم، مثلا با سرعت 100 کیلومتر در ساعت، در ھر یک ساعت 100 کیلومتر را طی کنیم.